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                    安徽省高速石化有限公司 實物資產管理方案概述

                    發布時間:2018-06-18 18:15:09 點擊數: 信息來源:固定資產管理系統專家-暢捷

                    一、公司資產管理現狀分析

                    隨著高速石化公司運營的需要,對辦公設備、電子設備,加油站專業設備等實物資產需求擴大,實物資產投入和實物資產管理理變得日益重要。由于長期以來實物資產管理體制、制度等多重因素不完全協調同步,同時高速加油站的數量不斷增加,單位在實物資產投入及管理方面的矛盾日益突出,逐步暴露出一些問題:

                      

                     1. 資產不清,閑置浪費。實物資產存量不清、賬實不符,“有帳無物”,“有物無帳”現象的出現時有發生。另外,有些公司對實物資產的購置盲目追求全、求新,一方面將價值不菲的設施長期閑置,使用率低。

                     2. 監管不便,清查工作未得以落實。高速石化有170多家加油站,還有公司內部部門,最早的手工賬簿記錄由于人員的變動,公司的搬遷及在手工運作過程中出現失誤,參考性差,錯誤率高。近年來,一些公司開始運用Excel表格或財務的固定資產管理模塊進行公司實物資產管理,但問題依然存在:手工輸入依然存在錯誤;清查實物資產需要一一核對,耗費大量時間;在每次清查工作時才可能發現實物資產管理工作中存在的問題。

                     3.資產購入或租賃后,沒有對資產整個生命周期進行跟蹤管理,也無法為資產的購置等環節提供有效的參考數據,采用了財務系統對實物資產的管理,實現了賬務的管理,報表的管理,但是無法全面實現對資產實物的管理。

                     4. 帳、卡、物不符,資產的采購,調配,維修,報廢等環節沒有實現信息化的統一管理,導致資源閑置浪費與資源不足的現象并存,資產流失出現;資產維修成本居高不下。

                     5.資產盤點采用手工紀錄方式,工作人員的工作量大,層層上報環節復雜,導致盤點周期長,效率低,差錯率高,最終導致賬實不符。無法動態的掌握固定資的真實使用狀況,管理決策信息不準確,資產統籌調度難度大大加大。

                      二、公司財務管理系統和暢捷實物資產管理系統的區別

                    公司雖然擁有財務管理系統,但主要的是針對資產帳務的管理,暫時不能達到對實物資產管理要求和效果,首先公司原有財務系統資產管理模塊,主要是對財務賬務的管理,而暢捷實物資產管理系統是側重實物資產實物管理。是從資產采購,領用、日常管理、盤點、報廢等全生命周期的管理,其實暢捷實物資產管理系統采用無線掃描方式代替原來公司手工盤點工作,系統自動統計盤點匯總報表及明細報表,無需人工完成繁瑣的手工統計。暢捷實物資產系統能為公司提供靈活的標簽設計,標簽批量打印功能。最主要是提供無線掃描盤點,大大提高公司資產清查數據和清查數據的準確率。暢捷實物資產管理系統自定義報表還能提供公司所需要的所有實物資產報表統計單據和相關分析圖表。

                      

                    三、系統建設目標

                    1、實現公司實物資產數據和管理的大集中,配有豐富的報表統計,輔助分析和決策,從而實現自上而下的管理。

                    2、實現實物資產的全面管理和重點管理,采用條碼或二維碼管理。

                    3、實現實物資產清查快速高效盤點,及時統計盤點情況,真實了解資產狀況。

                    4、實現資產管理的賬卡相符、賬實相符,避免資產閑置浪費,提高資產使用效率,避免重復購置,合理分配資產。

                    5、實現公司和加油站人員轉崗和離職的資產退還和交接管理,杜絕資產因人員的流動而混亂甚至丟失。

                    6、 實現上級單位資產管理部門對下級各子單位公司的資產全程監控,各公司子單位獨立管理。譬如加油站管理員對區域資產管理員負責,區域對公司總部資產管理員負責,形成自上而下的管理模式,分工明確,責任下壓。

                     四、實施效益

                    公司可以及時全面地掌握本部及下屬分支機構或加油站的實物資產分布情況及動態使用狀況。在提高工作效率的同時又保證了數據資料的精確性。每年可以下達資產盤點任務或抽查盤點對實物資產進行清理,真實的了解“家底”。使資產管理的成本降低,合理支配調配資產。提高資產利用效率,管理工作也更加的輕松。

                    克服了傳統管理模式下依賴紙面單據或通過手工方式錄入原始數據而帶來的低效及錯誤,解決了實物資產管理過程中的實物管理的問題,實現了信息流和實物流的統一,并且大大降低總部庫管人員的工作強度,提高工作效率。

                    1.規范了資產實物日常管理的流程,將各分支機構資產日常的管理納入到總部的監控之下。

                    2.采用條碼掃描技術進行資產盤點,節省盤點結算時間,節約人力資源。提高了工作效率,盤點靈活正確,減少了誤差。

                    3.解決了實物資產實物的標識問題,實現了資產日常管理中數據的自動采集、錄入,真正實現了資產的狀態的全程跟蹤。

                    4. 完成資產入庫、領用、轉移、維修、報廢、處置、盤點全生命周期管理,避免資產流失。

                      五、方案概述

                    暢捷實物實物資產管理系統覆蓋了公司實物資產管理的方方面面,都采用先進的條碼技術實現了從實物資產購入到資產報廢整個實物資產的生命周期的管理,其中包括實物資產采購、入庫/新增、領用、維修、轉移、查詢(高級查詢,直接瀏覽可按部門,存放地,資產類型)、折舊、借用/歸還、計提折舊、盤點、報廢等,輕松實現了“帳=卡=物”的管理,整個系統以條碼為基礎,以實物管理為特點,已簡化繁為目的??朔藗鹘y模式下依賴紙面單據或通過手工方式錄入原始數據,及盤點時帶來的低效及其錯誤,與賬務不相符等情況,借助具備條碼掃描功能的手持終端進行現場數據的采集、錄入、對比,及時、快速、高效的盤點情況自動統計分析。通過資產標簽的打印粘貼使實物資產具備了自己的“身份證”一碼一物。從而實現了實物資產生命周期和使用狀態全程跟蹤。提高公司客戶資產和廚房資產,辦公資產的使用效率和管理水平,強化了資產的清查、維護、統計和日常的監督檢查工作。使得公司合理配置資源;盤點效率提高、避免重復購置;確保實物資產的“卡、帳、物、存放地、保管人”相符 。 

                       1. 資產日常操作管理

                       主要包括實物資產的資產采購、入庫、領用、轉移、借用、歸還、報廢、處置、維修、計提折舊等日常管理工作。流程審批審核,自定義設計報表,導出多種格式報表,記憶保存查詢條件,針對公司貴重資產及相識資產可以附加一個資產照片,方便查看貴重物品的圖像

                      2.資產附加自定義屬性

                      公司實物資產管理除了資產的共有屬性之外(如購置日期、資產原值),還可能需要記錄其特有的屬性,系統支持不同類型的資產可以自定義不同的屬性。

                     3.設計打印條碼標簽

                      根據公司資產管理員選定的實物資產自動生成并打印實物資產條碼標簽,標簽格式可以自由設計,做到公司每件實物資產都有據可查。

                     4.資產盤點功能

                     使用盤點機快速高效掃描 實物資產的條碼標簽進行盤點,把盤點機中的數據與數據庫中的數據進行核對,并對異常數據做出適當處理,如盤虧的資產報廢退出等。并公司客房、部門、分類等生成盤盈、盤虧明細表、盤點匯總表。

                     5.實物資產綜合查詢

                     可以對單條或一批實物資產進行查詢,查詢條件包括資產卡片、保管情況、公司資產信息、分類資產、存放地資產、部門資產、退出資產、轉移資產、報廢資產。

                     6.報表,統計分析

                     自定義的報表設計,支持報表打印,輸出各種主流格式,資產所占比例分析統計,報表形式呈現。

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